Các loại chứng từ kế toán và Tầm quan trọng của chúng

Chứng từ là các loại hồ sơ gắn liền với hoạt động của kế toán. Đây là những giấy tờ quan trọng cần được thực hiện đầy đủ, chính xác và theo quy chuẩn. Thực tế chúng ta cần biết gì về chứng từ kế toán? Cùng IABM tìm hiểu ngay nhé.

Nhắc đến chứng từ kế toán, chúng ta có thể nghĩ ngay đến các loại giấy tờ thường xuyên nghe hoặc biết đến như: biên lai, hoá đơn, bảng lương, các loại séc,… được phát hành trong quá trình doanh nghiệp, tổ chức hoạt động. 

1. Chứng từ kế toán là gì?

Chứng từ kế toán là chứng từ thường do phòng kế toán phát hành để phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Các loại chứng từ cũng có thể được xem là một văn bản ghi nhớ trách nhiệm của các bên liên quan khi thực hiện các nghiệp vụ về tài chính. 

Chứng từ kế toán có thể là bất kỳ tài liệu văn bản nào được tạo ra để hỗ trợ việc ghi sổ kế toán và thể hiện tính chính xác của giao dịch kế toán. Chứng từ thường được tạo ra để kiểm soát các giao dịch kế toán và tài chính của bất kỳ doanh nghiệp, tổ chức nào.

Các loại chứng từ, hồ sơ, tài liệu của kế toán đóng một vai trò quan trọng, mang tính pháp lý cao, chính vì thế, quá trình thực hiện, xác minh, ban hành các loại chứng từ đều đòi hỏi sự chính xác cao. 

Chứng từ kế toán là chứng từ thường do phòng kế toán phát hành

Để làm được điều này, bộ phận kế toán phải đảm bảo rằng mọi khoản thanh toán cần phải: 

• Được ủy quyền/thực hiện/tiến hành một cách hợp pháp, minh bạch và đúng theo quy định
• Hàng hóa và dịch vụ đúng với các khoản thanh toán 
• Thanh toán theo thỏa thuận đã thống nhất từ trước từ các bên 

Khi một chứng từ được phát hành để chứng minh các khoảng thanh toán, đồng nghĩa với việc, rằng các bên liên quan đều đã thực hiện đúng nghĩa vụ, trách nhiệm và nhận được lợi ích như mong muốn. 

2. Các loại chứng từ kế toán

Để thực hiện tốt các công việc kế toán, kế toán viên cần có sự hiểu biết về ý nghĩa và mục đích sử dụng các loại chứng từ. Điều này giúp các nhân viên kế toán có sự chuẩn bị và thực hiện đúng các công việc liên quan đến giao dịch tài chính. Các loại chứng từ khác nhau có ý nghĩa và chức năng khác nhau.

Một số loại chứng từ thường xuyên được sử dụng trong công việc của kế toán:

2.1 – Chứng từ kế toán liên quan đến quá trình thu – chi 

+ Uỷ nhiệm chi: là một trong những chứng từ dùng trong trường hợp thanh toán bằng hình thức chuyển khoản. Mục đích của uỷ nhiệm chi để xác nhận giao dịch đã được hoàn thành. 

+ Phiếu thu tiền: là chứng từ kế toán ghi nhận quá trình thu tiền thông các các hoạt động bán hàng hoá/dịch vụ mà khách hàng/đối tác đã tiến hành thanh toán đủ số tiền tương ứng.  

+ Phiếu chi tiền: ngược lại với phiếu thu, phiếu chi được dùng để ghi nhận hoạt động chi tiền nhằm mục đích mua hàng hoá/dịch vụ/nguyên liệu,… cho nhà cung cấp/đối tác.

+ Séc ngân hàng (hay séc tiền mặt): là loại chứng từ dùng trong trường hợp doanh nghiệp, tổ chức phát hành séc để nhân viên đến ngân hàng rút tiền mặt từ tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp.

+ Tiền đang chuyển: là chứng từ thể hiện quá trình tiền đang được chuyển nhưng chưa vào tài khoản nhà cung cấp

2.2 – Chứng từ kế toán liên quan đến hoá đơn

+ Hoá đơn bán hàng: là chứng từ kế toán ghi nhận số lượng, chi phí của hàng hoá/sản phẩm/dịch vụ được bán

+ Hoá đơn mua hàng: tương tự như hoá đơn bán hàng, hoá đơn mua hàng ghi nhận số lượng, chi phí của các hàng hoá/sản phẩm/dịch vụ được mua

+ Hoá đơn bán lẻ: là các chứng từ kèm theo cùng hoá đơn bán hàng, ghi nhận thời gian, số lượng, giá thành, tổng tiền của hàng hoá/sản phẩm/dịch vụ và có chữ ký giữa người bán và người mua

+ Hoá đơn GTGT (hay hoá đơn VAT hay hoá đơn đỏ): đây là loại chứng từ do người bán lập và ghi nhận các thông tin bán hàng hoá/sản phẩm/dịch vụ cho khách hàng theo quy định của pháp luật. 

Các loại chứng từ khác nhau có ý nghĩa và chức năng khác nhau

2.3 – Các loại chứng từ kế toán liên quan đến hàng hoá

 + Phiếu nhập kho: là chứng từ kế toán ghi nhận quá trình nhập kho các nguyên vật liệu/hàng hoá/sản phẩm từ nhà cung cấp. Các thông tin bao gồm thời gian, số lượng, loại hàng hoá,…

+ Phiếu xuất kho: là chứng từ kế toán ghi nhận việc xuất kho được lập dựa trên các thông tin của hoá đơn bán hàng.

+ Chuyển kho: là loại chứng từ ghi nhận việc nguyên vật liệu/hàng hoá/sản phẩm được chuyển đến kho hàng khác.

2.4 – Chứng từ kế toán liên quan đến tài sản cố định (TSCĐ) và công cụ dụng cụ (CCDC)

+ Chứng từ ghi nhận tăng tài sản cố định: thể hiện thông tin ghi nhận việc tổ chức, doanh nghiệp mua tài sản có giá trị từ 30 triệu đồng trở lên.

+ Chứng từ ghi nhận giảm tài sản cố định: chứng từ thể hiện nội dung thanh lý, sang nhượng TSCĐ hoặc hạch toán chuyển TSCĐ thành CCDC.

+ Điều chỉnh tài sản cố định: chứng từ phản ánh việc điều chỉnh tăng giá trị của TSCĐ.

+ Chứng từ khấu hao TSCĐ: chứng từ được thực hiện vào mỗi cuối tháng để kế toán trích khấu hao TSCĐ

2.5 – Các loại chứng từ kế toán khác

Thường dùng vào việc phản ánh các nghiệp vụ lương/thưởng, các loại phúc lợi xã hội cho nhân viên như BHYT, BHXH, BHTN, Thuế thu nhập của cá nhân và doanh nghiệp,…

 

Một số lưu ý khi lập các chứng từ kế toán:

• Ngày giao dịch: là ngày diễn ra giao dịch, đây là thông tin quan trọng để kế toán viên căn cứ tổng hợp, thực hiện báo cáo hoặc là cơ sở đối chiếu nếu có xảy ra tranh chấp sau này. 
• Tổng số tiền giao dịch: là tổng số tiền đã giao dịch bao gồm thông tin hàng hoá/sản phẩm/tên dịch vụ kèm theo đơn vị tính, số lượng, thành tiền
• Chữ ký của các bên liên quan: chữ ký cho biết rằng mọi người đã đồng ý với giao dịch được thực hiện và hoàn thành nghĩa vụ, trách nhiệm của mình. 

Thời gian để lưu trữ các chứng từ:

Thông thường, chứng từ cần được lưu trữ ít nhất là 5 năm để đề phòng các vấn đề có thể phát sinh như kiện tụng, khiếu nại hay. Tại Việt Nam, tuỳ vào loại chứng từ sẽ có thời hạn lưu trữ riêng theo quy định của pháp luật. 

Có thể thấy, chúng ta sẽ mất khá nhiều không gian để có thể lưu trữ hết các chứng từ này, nhưng với sự phát triển của công nghệ như hiện nay, đây là “bài toán” có thể giải quyết được bằng cách lưu trữ trên hệ thống số. Đây là cách thức tốt nhất để các kế toán viên có thể theo dõi và tra cứu một cách dễ dàng hơn. 

Cần lưu ý khi lập các chứng từ kế toán

3. Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ kế toán

Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ kế toán là cách thể hiện các bước thực hiện, xử lý các loại giấy tờ liên quan đến các phòng ban và các cấp quản lý. Đây là quy trình mà các kế toán viên cần phải nắm rõ để đảm bảo thực hiện đầy đủ các nội dung quan trọng, tránh các sai sót trong quá trình làm việc. 

Theo nội dung được quy định tại thông tư 133 và thông tư 200 của Bộ tài chính ban hành, trình tự luân chuyển chứng từ kế toán sẽ được diễn ra như sau:

• Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;
• Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt;
• Phân loại, sắp xếp chứng từ, định khoản và ghi sổ kế toán;
• Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

Quy trình luân chuyển các loại chứng từ kế toán có thể có sự khác biệt giữa các doanh nghiệp, tuỳ theo quy mô hoạt động, số lượng nhân viên và tính phức tạp của các vị trí nhân sự hiện hữu. Nghiệp vụ của kế toán liên quan đến nhiều vấn đề như: bán hàng, lương/thưởng, xử lý công nợ,… tuỳ vào mỗi công việc sẽ có quy trình xử lý chứng từ khác nhau. 

Nhằm giúp các bạn hình dung các bước luân chuyển giấy tờ, IABM tổng hợp quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tổng hợp như sau:

Qua bài viết trên, IABM hy vọng rằng các bạn đã có thêm nhiều thông tin và hiểu hơn về công việc của kế toán và có sự chuẩn bị tốt hơn khi chọn ngành, chọn nghề và nỗ lực trong quá trình làm việc. Chúc các bạn thành công.