Công việc kế toán bán hàng là gì? Tìm hiểu chi tiết từ A-Z

Đối với những người làm kế toán, vị trí kế toán bán hàng không hẳn là một thuật ngữ quá xa lạ. Tuy nhiên, với những người mới vào nghề hoặc đang tìm hiểu về nghề kế toán, đây là có thể là một thuật ngữ khá mới mẻ. Vậy thì công việc của kế toán bán hàng là gì, họ có nhiệm vụ gì trong doanh nghiệp? Hãy cùng Viện Kế toán và Quản trị Doanh nghiệp IABM tìm hiểu tại bài viết dưới đây.

Bộ phận kế toán thường được phân chia công việc chuyên môn khác nhau, đặc biệt tại các doanh nghiệp lớn. Điều này nhằm kiểm soát các hoạt động tài chính tốt hơn và giảm áp lực của các nhân viên kế toán. Các công việc kế toán phụ trách sẽ liên quan mật thiết đến hoạt động kinh doanh, mua bán hàng hóa của doanh nghiệp.

1. Kế toán bán hàng là gì?

Kế toán bán hàng hay còn gọi là Sales Accountant, là người có nhiệm vụ quản lý các công việc liên quan đến các hoạt động bán hàng và tiền hàng trong của doanh nghiệp, bao gồm:

• Ghi nhận và xuất hóa đơn cho khách hàng
• Ghi chép hoặc nhập số liệu doanh thu chi tiết 
• Căn cứ vào các loại chứng từ liên quan đến hoạt động kinh doanh và các khoản phí thực tế, kế toán bán hàng lập các báo cáo liên quan theo yêu cầu của doanh nghiệp

Bên cạnh đó, kế toán bán hàng còn là vị trí kế toán thuộc nội bộ doanh nghiệp bên cạnh những vị trí khác như kế toán kho, kế toán thanh toán, kế toán nội bộ,…

2. Công việc của kế toán bán hàng có gì?

Bộ phận kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng có vai trò quan trọng trong các hoạt động của doanh nghiệp. Bởi lẽ, tài chính là “nguồn năng lượng” chính yếu duy trì các hoạt động kinh doanh và vận hành của doanh nghiệp. Các công việc thường ngày kế toán bán hàng đảm nhận có thể kể đến như:

2.1 – Cập nhật giá cả, quản lý các loại hóa đơn chứng từ

• Thường xuyên cập nhật giá cả thực tế của sản phẩm, hàng hóa vào phần mềm và giá trên khu vực lưu trữ
• Gửi thông tin sửa đổi đến những bộ phận liên quan
• Cập nhật số liệu mua bán vào phần mềm, bao gồm các bảng kê chi tiết hóa đơn bán hàng và tổng doanh thu trong ngày (bao gồm thuế GTGT)
• Thu thập, lưu trữ đầy đủ các loại hóa đơn bán hàng
• Theo dõi tiến độ và thường xuyên cập nhật tình hình giao nhận hóa đơn
• Quản lý các loại sổ sách, chứng từ thuộc mọi hoạt động bán hàng của doanh nghiệp như: hóa đơn nhập/xuất hàng hóa, hóa đơn mua/bán khách hàng của khách hàng và doanh nghiệp,…
  

2.2 – Thực hiện nghiệp vụ kế toán bán hàng phát sinh

• Phối hợp với kế toán kho và thủ kho để kiểm tra số lượng hàng hóa nhập/xuất/tồn kho, đối chiếu với các dữ liệu trên phần mềm để đảm bảo tính chính xác
• Lập và xuất các hóa đơn bán hàng theo quy định
• Theo dõi và thực hiện quy trình chiết khấu
• Thực hiện quy trình thu nợ và quản lý ngân sách; lập các phương án và thời gian thu hồi công nợ của khách hàng, đối tác

Công việc của kế toán bán hàng có gì khác biệt?

2.3 – Nhập bảng kê, hóa đơn và báo cáo 

• Lên bảng kê chi tiết hóa đơn bán hàng; tính tổng giá trị hàng bán, thuế GTGT (nếu có) theo tình hình kinh doanh trong ngày/tuần/tháng,…
• Cùng với kế toán kho và thủ kho đối chiếu số liệu hàng nhập/xuất kho, tổng hợp số liệu bán/mua trong ngày, lấy đó làm cơ sở để lập các báo cáo liên quan

2.4 – Lập bảng kê bán hàng định kỳ

• Thực hiện các loại báo cáo công nợ, báo cáo hóa đơn, báo cáo tình hình kinh doanh,… mỗi tuần/tháng/quý/năm theo yêu cầu của quản lý

Kế toán bán hàng có trách nhiệm thu thập, lưu trữ đầy đủ các loại hóa đơn bán hàng

2.5 – Một số công việc khác

Tùy theo quy mô doanh nghiệp hoặc loại hình kinh doanh, công việc kế toán bán hàng có thể kiêm nhiệm thêm một số việc khác như:

• Lập bảng báo giá sản phẩm, hợp đồng mua bán
• Kiểm tra, quản lý thông tin khách hàng để đề xuất áp dụng chương trình tri ân khách hàng thân thiết
• Hỗ trợ giới thiệu thông tin sản phẩm đến khách hàng/đối tác

3. Kế toán bán hàng cần đảm bảo kiến thức gì?

3.1 – Nắm vững kiến thức và nghiệp vụ kế toán bán hàng

Tương tự như các ngành nghề và vị trí kế toán khác, để làm được công việc kế toán bán hàng, bạn cần có kiến thức nền tảng tốt và có nghiệp vụ chuyên môn vững chắc để đáp ứng yêu cầu tuyển dụng, nhanh chóng bắt kịp công việc. 

 

3.2 – Hiểu rõ khái niệm doanh thu thuần

Ở vị trí kế toán bán hàng, việc hiểu rõ về doanh thu thuần là yêu cần cơ bản là quan trọng nhất. Bởi lẽ, đây là một trong những yếu tố cốt lõi trong công việc kế toán bán hàng. Doanh thu thuần, hay còn được hiểu là doanh thu thực tế của doanh nghiệp sau khi trừ các khoản thuế và các loại chi phí khác.

 

3.3 – Am hiểu quy tắc ghi nhận kết quả bán hàng

Kết quả bán hàng được tính bằng cách lấy tổng tiền bán hàng trừ đi các khoản giảm trừ. Để có kết quả chính xác nhất, kế toán bán hàng cần xác định doanh thu thuần và các loại chi phí khác được tính dựa trên sản phẩm như: giá vốn, phí quản lý và xác định mức phí chênh lệch.

Kế toán bán hàng cần phải đảm báo các kiến thức và kỹ năng chuyên môn

3.4 – Công thức xác định kết quả hoạt động kinh doanh 

Kế toán bán hàng sẽ tính kết quả hoạt động kinh doanh dựa theo công thức sau:

KQ hoạt động sản xuất + KQ hoạt động tài chính + KQ hoạt động khác = KQ hoạt động kinh doanh

 

Trong đó:

Kết quả hoạt động sản xuất được tính bằng công thức:

 

Doanh thu thuần – Giá vốn– Chi phí bán hàng – Chi phí quản lý = Lợi nhuận thuần

 

Kết quả hoạt động tài chính được tính bằng công thức:

Doanh thu hoạt động tài chính  – Chi phí hoạt động tài chính = Kết quả hoạt động tài chính

 

Kết quả hoạt động khác: 

 

Các khoản thu nhập khác – Các khoản chi phí khác – Thuế = Kết quả hoạt động khác

 

 

5 quy tắc tiến hành ghi nhận doanh thu bán hàng

• Doanh nghiệp đã hoàn tất chuyển giao sản phẩm, loại bỏ những rủi ro hay sai sót của sản phẩm cho phía khách hàng 
• Doanh nghiệp không còn sở hữu hoặc quản lý hàng hóa/dịch vụ 
• Doanh nghiệp đã xác định được số liệu doanh thu bán hàng 
• Doanh nghiệp đã có được các khoản thu hoặc lợi ích về mặt kinh tế từ việc bán hàng
• Doanh nghiệp đã xác định và nắm rõ được những khoản chi phí liên quan đến quá trình bán hàng

4. Kỹ năng và trình độ kế toán bán hàng

Nghề kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng là công việc mang tính đặc thù, liên quan trực tiếp đến các loại chi phí, hồ sơ, doanh thu quan trọng của doanh nghiệp. Chính vì thế, các kế toán viên cần phải đáp ứng những yêu cầu cần thiết như:

• Nắm vững kiến thức, nghiệp vụ chuyên môn của nghề kế toán 
• Hiểu biết về các loại hóa đơn, chứng từ kế toán bán hàng thường sử dụng theo quy định chung
• Thành thạo các kỹ năng tổng hợp, phân tích, báo cáo 
• Thực hiện các quy trình, thủ tục, hồ sơ kế toán bán hàng đúng theo định
• Kỹ năng tin học văn phòng tốt, đặc biệt là với bảng tính Excel và phần mềm kế toán chuyên dụng
• Kỹ năng giao tiếp và đàm phán tốt là một lợi thế
• Đề cao tinh thần trách nhiệm, làm việc cẩn thận, tỉ mỉ 

Các kế toán bán hàng cần phải đáp ứng những yêu cầu cần thiết về kỹ năng và trình độ chuyên môn

Với sự phát triển mạnh mẽ và sôi nổi của thị trường kinh doanh nói chung và kinh doanh bán lẻ nói riêng, nhu cầu tuyển dụng kế toán bán hàng hiện nay khá cao mang đến cơ hội việc làm rộng mở hơn cho các bạn yêu thích ngành kế toán. Sinh viên sau khi tốt nghiệp hoặc cá nhân có mong muốn chuyển ngành nghề có đủ kiến thức và chuyên môn tốt có thể dễ dàng tìm được công việc kế toán bán hàng phù hợp với năng lực của mình.

Hy vọng với những thông tin trong bài viết, Viện Kế toán và Quản trị Doanh nghiệp (IABM) đã mang đến kiến thức hữu ích, giúp các bạn hiểu rõ hơn về công việc của kế toán bán hàng hiện nay.