Kế toán kho làm gì? Nhiệm vụ đặc thù của kế toán toán kho?

Kế toán kho là vị trí đặc thù thuộc phòng kế toán, có vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp kiểm soát số lượng hàng hóa và thực hiện các hồ sơ liên quan. Với sự phát triển của công nghệ, công việc của kế toán kho được mở rộng thêm rất nhiều. Vậy một kế toán kho làm gì trong vai trò của mình?

Nhu cầu tuyển dụng vị trí kế toán kho tại các doanh nghiệp thương mại, sản xuất, xây dựng đang ngày một tăng cao. Tùy thuộc vào loại hình và quy mô, mỗi doanh nghiệp sẽ có những yêu cầu khác nhau cho vị trí này. Tuy nhiên, nhiệm vụ cốt lõi của kế toán kho là quản lý hàng hóa trong kho nhằm đảm bảo hiệu quả và hiệu suất trong quá trình luân chuyển.

1. Công việc của kế toán kho làm gì?

Kế toán kho là vị trí đặc thù thuộc phòng kế toán, chịu trách nhiệm chính về việc kiểm tra quá trình nhập/xuất hàng hóa, kiểm soát số lượng tồn kho; thực hiện, kiểm soát các loại giấy tờ liên quan,… để giảm thiểu rủi ro, thất thoát nguyên vật liệu cũng như hàng hóa cho doanh nghiệp và thu thập đủ các chứng từ quan trọng. Công việc của kế toán kho được giám sát bởi kế toán trưởng hoặc kế toán tổng hợp. 

Chi tiết công việc của kế toán kho:

1.1 – Kiểm soát hàng hóa trong kho

Kế toán kho có trách nhiệm kiểm soát và cập nhật thường xuyên tình trạng hàng hóa trong kho; đề xuất kế hoạch nhập/xuất hàng hóa lên cấp quản lý để phê duyệt, nhằm đảm bảo các hoạt động của doanh nghiệp được diễn ra bình thường và liên tục. 

1.2 –  Kiểm kê hàng hóa

Công việc kiểm kê toàn bộ hàng hóa, nguyên vật liệu, sẽ được các kế toán kho thực hiện định kỳ; một số doanh nghiệp lớn sẽ có thêm vị trí thủ kho, người này sẽ cùng làm việc với kế toán kho để kiểm soát và kiểm kê số lượng hàng hóa. Thời gian thực hiện tùy vào quy định của từng doanh nghiệp, thông thường sẽ là 3 tháng/lần. Việc kiểm kê sẽ bao gồm các bước thống kê, xử lý hàng hóa bị hư hỏng, hết hạn sử dụng, bị lỗi,… và thực hiện các báo cáo kiểm kê theo quy định.

Bên cạnh đó, kế toán kho sẽ kiểm tra sổ sách, phần mềm quản lý kho, đối các số liệu nhập/xuất kho và thực hiện báo cáo lên cấp quản lý nếu phát hiện sai phạm.

 

1.3 – Kiểm tra và lập chứng từ liên quan

Một trong những công việc quan trọng của kế toán kho là kiểm tra tính hợp lệ và thông tin của các loại hợp đồng, chứng từ, hóa đơn, phiếu xuất/nhập hàng hóa,…

Kế toán kho còn đảm nhiệm việc lập các chứng từ, hóa đơn mua/bán hàng hóa,… theo các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các công việc của kế toán sẽ được tổng hợp, báo cáo định kỳ và lưu trữ các loại giấy tờ một cách cẩn thận.

1.4 – Hạch toán kế toán và kê khai thuế

Kế toán kho có trách nhiệm hạch toán việc nhập/xuất các loại hàng hóa, nguyên vật liệu, doanh thu, giá vốn. Đồng thời, họ cần phải thường xuyên kiểm tra, theo dõi các công nợ phát sinh, kê khai các khoản thuế đầu vào và đầu ra theo đúng quy định của nhà nước đối với các doanh nghiệp kinh doanh. 

Bên cạnh đó, nhờ vào các phần mềm dành riêng cho kế toán, công việc của kế toán kho hiện nay được tối ưu hơn trước rất nhiều khi các số liệu đều được kiểm soát và tính toán một cách tự động, nhanh chóng xuyên suốt các công việc mà kế toán viên đảm nhận. 

Từ những thông tin trên, hẳn bạn đã có câu trả lời cho câu hỏi kế toán kho làm gì. Có thể thấy, kế toán kho có những công việc đặc thù liên quan đến các công việc quản lý hàng hóa. Vì vậy, để hoàn thành tốt các công việc đảm nhận, bạn cần hiểu thêm về nhiệm vụ và kỹ năng mà kế toán kho cần có. 

2. Nhiệm vụ của kế toán kho 

Sau khi tìm hiểu một số công việc để giải pháp thắc mắc kế toán kho làm gì, tiếp theo bạn cần hiểu về nhiệm vụ quan trọng của kế toán kho.

Kế toán kho đảm nhận công việc quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp tới chi phí hàng tồn kho, chi phí lưu trữ,… những số liệu sẽ được tính vào vốn bán hàng, doanh thu, thực thu trong một kỳ báo cáo của nhân viên kế toán. 

Tùy vào quy mô của doanh nghiệp cũng như kho hàng, công việc của kế toán kho sẽ có sự khác nhau về mức độ phức tạp trong quy trình làm việc. Nhìn chung, kế toán kho có các nhiệm vụ cơ bản sau:

• Quản lý quá trình, số lượng hàng hóa xuất/nhập và tồn kho
• Theo dõi giám sát, làm báo cáo các giao dịch hàng tồn kho
• Thực hiện hồ sơ, sổ sách; hạch toán và kê khai thuế; lưu trữ hoá đơn, chứng từ liên quan tới nhập/xuất hàng hóa trong kho; ghi chép đầy đủ vào sổ cái
• Phối hợp với bộ phận kế toán của công ty để hỗ trợ các thủ tục kiểm kê, kiểm toán, hoá đơn thuế và chứng từ
• Sắp xếp hàng hóa theo tiêu chuẩn bảo quản như nơi khô ráo, sạch sẽ,….; đảm bảo tuyệt đối nội quy PCCC trong kho
• Báo cáo kịp thời, đầy đủ, chính xác các thông tin liên quan đến công việc cho Trưởng bộ phận hoặc Ban Giám đốc (khi có yêu cầu)
• Am hiểu các phương pháp kiểm kê như phương pháp nhập trước, xuất trước; phương pháp chi phí trung bình,… biết ứng dụng phương pháp phù hợp với kho hàng của công ty
• Thực hiện các bước nhập liệu vào phần mềm kế toán để tối ưu quy trình thực hiện, giám sát và báo cáo

Trong thời điểm công nghệ số ngày càng phát triển, công việc của kế toán thời đại 4.0 cũng có những thay đổi nhất định. Điều này đòi hỏi các kế toán viên cần có những kiến thức và kỹ năng chuyên môn nhất định.

3. Trình độ và kỹ năng cần có để làm kế toán kho 

Mỗi doanh nghiệp sẽ có kỳ vọng và yêu cầu tuyển dụng riêng dành cho ứng viên của mình. Tuy nhiên, để đáp ứng tính chất công việc đặc thù của bộ phận kế toán nói chung và vị trí kế toán kho nói riêng, bạn cần có:  

• Bằng cấp đào tạo chính quy hoặc chứng nhận đào tạo ngắn hạn chuyên ngành Tài chính – Kế toán
• Nắm vững các kiến thức, kỹ năng và nghiệp vụ chuyên môn
• Hiểu biết về “Nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung – Generally accepted accounting principles – GAAP”, liên quan đến công việc của kế toán kho
• Sử dụng thành thạo tin học văn phòng, bảng tính và các phần mềm kế toán
• Linh hoạt trong việc xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình làm việc
• Trung thực, cẩn thận, tỉ mỉ và làm việc theo nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp của kế toán; đảm bảo tính chính xác và bảo mật thông tin của doanh nghiệp

 

4. Những sai lầm thường gặp phải của kế toán kho

Là một trong những vị trí đảm nhận nhiều công việc quan trọng, kế toán kho cần hạn chế tối đa những sai sót trong công việc, nhằm đảm bảo hiệu suất làm việc và không làm ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp. 

Một số lỗi sai mà kế toán kho cần phải tránh là:

• Không thường xuyên kiểm tra, đối chiếu số lượng hàng hóa với thủ kho
• Không sắp xếp, phân loại hàng hóa, nguyên vật liệu một cách khoa học
• Không sử dụng thành thạo phần mềm trong công việc
• Nhập sai hoặc không cập nhật các số liệu vào phần mềm
• Không lập/kiểm tra chứng từ, hồ sơ, hợp đồng,… cẩn thận
• Không tổng hợp đầy đủ các loại giấy tờ cần thiết
• Sai sót trong việc đối chiếu, nhập sai giá thành của hàng hóa
• Bỏ qua các thủ tục nhập/xuất khi hàng hóa

5. Kinh nghiệm kế toán kho làm việc hiệu quả

Kế toán kho phụ trách rất nhiều công việc và cần theo sát quy trình luân chuyển hàng hóa diễn ra hằng ngày tại kho hàng. Vì vậy, để có thể làm việc một cách hiệu quả, tối ưu và tránh sai sót, kế toán kho cần có kỹ năng phân loại, sắp xếp công việc. Bên cạnh đó, việc ứng dụng phần mềm cũng là giải pháp tốt nhất giúp nâng cao hiệu suất làm việc của kế toán kho.

Để đảm bảo tính chính xác trong mỗi công việc thường ngày, các kế toán kho cần lưu ý:

 

5.1 –  Đối với khâu nhập hàng

– Kiểm tra cẩn thận các nội dung chi tiết trong chứng từ đi kèm và đối chiếu số lượng nhập thực tế, đảm bảo các thông tin đều chính xác

– Ký nhận chứng từ xác nhận giao – nhận hàng

– Thực hiện việc quy trình nhập hàng và chuyển các giấy tờ cho các bộ phận liên quan 

 

5.2 – Theo dõi quy trình, số lượng hàng xuất/nhập/tồn

– Nhập đầy đủ thông tin về thời gian nhập/xuất, số lượng, hạn sử dụng,…của hàng hóa vào phần mềm và khu vực kho hàng

– Cập nhật đầy đủ vào phần mềm khi có sự thay đổi về số lượng hàng hóa 

– Kiểm tra số lượng hàng hóa trong kho thường xuyên (tốt nhất là kiểm tra hàng ngày) và đối chiếu với mức tồn kho tối thiểu theo quy định

5.3 – Thực hiện các thủ tục đặt hàng, mua hàng lưu trữ trong kho

– Kế toán kho là người trực tiếp tiếp nhận các chứng từ và theo dõi các quy trình nhập/xuất hàng hóa trong kho 

– Kiểm tra cẩn thận các thông tin hàng hóa trước khi cần xuất/nhập của kho

 

5.4 – Sắp xếp hàng hóa trong kho 

– Thường xuyên kiểm tra, sắp xếp hàng hóa trong kho và phân loại theo từng khu vực riêng, có dán nhãn thông tin hàng hóa để dễ dàng kiểm tra

– Lưu ý các loại hàng hóa dễ vỡ hoặc dễ hư hỏng cần được sắp xếp ở khu vực phù hợp, đảm bảo an toàn

– Lập sơ đồ vị trí hàng hóa để dễ tìm kiếm 

Bài viết trên đây đã tổng hợp các thông tin quan trọng liên quan đến công việc của kế toán kho, nhằm trả lời cho thắc mắc kế toán kho làm gì của các bạn trẻ hiện nay. Cùng với đó, việc tìm hiểu thêm về vai trò của kế toán sẽ giúp bạn có thêm nhiều thông tin hữu ích. IABM hy vọng rằng, các thông tin trong bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ và biết đến các công việc, nhiệm vụ, kỹ năng và kinh nghiệm làm việc thực tế, từ đó, có những định hướng, chuẩn bị tốt nhất cho nghề nghiệp của mình.